Implementácia automatizovaného riešenia elektronickej registratúry

Práce na projekte implementácie nového riešenia registratúry pre klienta Slovenské elektrárne, a.s. začali ešte v prvej polovici roku 2022. Z pohľadu klienta išlo o jeden z TOP 10 IT projektov v rámci roka 2022 a preto sme veľmi radi, že sme splnili jeho očakávania a že vyslovil s našou prácou spokojnosť.

Predmet realizácie

Predmetom realizácie projektu implementácie riešenia ActiveRegistrúra boli:

• Detailný návrh riešenia (DNR)
• Integrácie podnikových informačných systémov klienta
• Nastavenie produktu pre potreby spoločnosti
• Školenia kľúčových používateľov
• Lokálna on-premise inštalácia produktu vrátane SSO na novú doménu

Detailný návrh riešenia

V úvode projektu sme realizovali detailný návrh riešenia, ktorý obsahoval návrh integrácii, infraštruktúry, ale aj návrh potrebného nastavenia produktu. 

Integrácie

Hlavné integračné scenáre sa venovali najmä: 

• Automatizovanému spracovaniu dávok z centrálneho IAM spoločnosti (R3G, ActiveDirectory), ktorý zabezpečuje aktuálnosť dát o zamestnancoch, fyzických lokalitách, účtoch a ich právach ako aj organizačnej štruktúre
• Elektronickej emailovej podateľni a automatizovanému spracovaniu emailov
• Ukladaniu elektronických dokumentov na úložisku MS Sharepoint
• Jednotnému prihlasovaniu – Single Sing-On (SSO)
• Elektronickej schránke na www.slovensko.sk a jej migrácie

Nastavenie produktu pre potreby spoločnosti

V spolupráci s klientom bol systém nastavený tak, aby spĺňal interné procesy spracovania rôznych typov dokumentov, či už listinných, alebo elektronických.

Klient v tomto procese zohral kľúčovú úlohu z dôvodu, že správca registratúry, ako aj technický správca on-premise riešenia boli najprv detailne vyškolení a následne, s našou pomocou, už zvládli systém nastaviť. Išlo pritom o komplexnú konfiguráciu od číselníkov, metadát a typov dokumentov, šablón, nastavenie práv používateľom, až po notifikácie, resp. vizuálne prispôsobenie produktu.

Školenia kľúčových používateľov

Zrealizovali sme školenia kľúčových používateľov za všetky role, od technických až po biznisové. Následne si kľúčoví používatelia (už vo vlastnej réžii) postupne školili všetkých používateľov. 

Pre podporu procesu školení boli v rámci projektu odovzdané eLearning videá vybraných bežných aktivít.

Lokálna on-premise inštalácia produktu

Riešenie je inštalované u klienta (on-premise, IaaS) a práca v ňom sa stala bežnou pre viac ako tritisíc zamestnancov na rôznych fyzických lokalitách po celom Slovensku.

Pôvodný systém na spisovú službu, na strane klienta, bol nahradený novým škálovateľným moderným systémom aj s podporou elektronických podpisov.

Čo všetko klient získal?

Po zavedení našej registratúry do prevádzky klient získal:

• Registratúru pre svojich viac ako 3.000 používateľov po celom Slovensku
• Jednotný nástroj pre obeh dokumentov v rámci celej spoločnosti
• Digitalizačné pracovisko na podateľniach a registratúrnom stredisku
• Archív svojich dokumentov 
• Integrácie na svoje systémy od IAM (Identity Access Management) cez OŠ, cez vlastné DMS (Document Management System) a portál ÚPVS až po balík SW Microsoft (Office, Outlook).
• Jednoduchý, moderný a z hľadiska UIX na Slovensku bezkonkurenčný nástroj elektronickej správy registratúry

Chcete sa dozvedieť viac?

ActiveRegistratúra je špecializované riešenie určené pre efektívne a komfortné vedenie elektronickej registratúry.

Medzi klientov, ktorí používajú automatizované riešenie na správu registratúry ActiveRegistratúra patria aj:

• Slovnaft, a.s. (vrátane svojich dcérskych spoločností)
• Transpetrol, a.s.
• Slovenská akadémia vied
• dm drogerie markt
• Aplend
• Agentúra na podporu výskumu a vývoja
• Kancelária verejného ochrancu práv
• Správa štátnych hmotných rezerv SR
• Mestá, obce a školy na území celej SR
• a mnoho iných

Hľadáte vhodné riešenie registratúry?

Uvažujete o zavedení informačného systému pre elektronickú správu registratúry?
Neváhajte a kontaktujte nás.

Viac informácii o možnostiach prémiového riešenia ActiveRegistratúra sa dozviete na špecializovanej produktovej stránke.