BLOG: Elektronická registratúra firmu zbaví zbytočných „papierovačiek“

Registratúra zastrešuje dôležité procesy každodenného fungovania organizácie – od evidencie prichádzajúcej a odchádzajúcej pošty, cez prípravu dokumentov a zmlúv, ich pripomienkovanie, úpravu a schvaľovanie.

Slovo registratúra môže na prvé počutie znieť ako vzdialený pojem, ktorý sa nemusí týkať každej firmy či organizácie. Opak je však pravdou.

Registratúra zastrešuje dôležité procesy každodenného fungovania podniku či inštitúcie – od evidencie prichádzajúcej a odchádzajúcej pošty, cez prípravu rôznych dokumentov a zmlúv, ich pripomienkovanie, upravovanie až po schvaľovanie. A samozrejme, následnú archiváciu a po uplynutí zákonných lehôt aj skartáciu.

Robte veci efektívne

A teraz si predstavte, že existuje riešenie, ktoré vám umožní realizovať väčšinu z uvedených procesov automatizovane, elektronicky, efektívnejšie.  

ActiveRegistratúra je informačný systém, ktorý riadi a zabezpečuje elektronický obeh dokumentov v rámci podniku či organizácie. Dokáže zdigitalizovať a teda zefektívniť to, čo podnik či inštitúcia robia manuálne, papierovo.

Výsledkom zavedenia elektronickej registratúry je zefektívnenie práce s dokumentmi, zabezpečenie ich dostupnosti, bezpečnosti a v konečnom dôsledku šetrenie času a nákladov organizácie.

Jej zavedenie a dôsledné využívanie je jedným z dôležitých krokov organizácií v snahe o digitalizáciu kľúčových firemných procesov.

V súlade s aktuálne platnou legislatívou na Slovensku

Nuaktiv je držiteľom certifikátu Ministerstva vnútra SR, čo znamená, že naša registratúra spĺňa všetky zákonom stanovené podmienky. Zákon prikazuje všetkým spoločnostiam viesť registratúru – buď fyzicky (papierovo), alebo elektronicky. Ak sa rozhodnú pre elektronickú formu, s našou registratúrou splnia všetky zákonné požiadavky.

V Nuaktive však neostávame len pri základných zákonných požiadavkách. Našim používateľom ponúkame aj ďalšie výhody a benefity.

Riešenie vhodné pre každého

ActiveRegistratúru od Nuaktivu aktuálne používajú stovky firiem na Slovensku z rôznych oblastí a segmentov, rôznych veľkostí a zameraní.

Žiaden segment nám nie je cudzí, klientov máme v desiatkach rôznych sektorov a v prípade potreby vieme našu registratúru prispôsobiť konkrétnym, často veľmi špecifickým požiadavkám daného klienta.

Miroslav Jurík, Projektový a produktový manažér spoločnosti Nuaktiv

Medzi našich klientov patria napríklad spoločnosti Slovnaft, Transpetrol či Slovenské elektrárne, Univerzitná nemocnica Louisa Pasteura v Košiciach, dm drogerie markt Slovensko, Alto Real Estate, poľnohospodárska skupina Donau farm, ale aj mestá, obce a školy po celom Slovensku.

Zákazníkmi sú aj inštitúcie ako Slovenský olympijský a športový výbor, Slovenská akadémia vied, Rada pre mediálne služby, Verejný ochranca práv, Regionálny úrad školskej správy, Úrad pre územné plánovanie a výstavbu SR, Slovenská agentúra životného prostredia a mnohí ďalší.

Výhody Nuaktivu oproti konkurencii

ActiveRegistratúra je webovou aplikáciou s možnosťou prístupu cez najpoužívanejšie webové prehliadače. V závislosti od rozsahu, potrieb a špecifikácie klienta je možné riešenie inštalovať v cloude, alebo on-premise t.j. na infraštruktúre klienta. 

Na rozdiel od konkurencie v Nuaktive nijakým spôsobom nelimitujeme počet používateľov. V rámci jednej licencie ponúkame všetkým klientom najnovšie aktualizácie, vďaka čomu majú vždy najvyššiu licenčnú úroveň.

Pokiaľ má zákazník s nami podpísanú zmluvu o podpore, poskytujeme mu v rámci ceny ročného poplatku všetky najnovšie verzie. 

Branislav Faith, Obchodný riaditeľ spoločnosti Nuaktiv 

Súčasťou riešenia našej elektronickej registratúry je aj kvalifikovaný elektronický podpis, ktorý slúži na zabezpečenie elektronickej výmeny dokumentov (zmluvy, faktúry, resp. iné právne záväzné dokumenty) medzi firmami.

Výsoký dôraz na používateľské prostredie

Výraznou pridanou hodnotou registratúry od Nuaktiv je tiež do detailov prepracovaný user interface, t.j. používateľské prostredie riešenia.

Položky menu, rozloženie prvkov, farby, zoznamy, detaily, sumárne prehľady, textové polia, akčné tlačidlá, a ešte omnoho viac. To všetko za účelom dosiahnutia čo najväčšej prehľadnosti a maximálneho používateľského pohodlia.

Poskytnutie vysokého používateľského komfortu pri používaní našich riešení je pre nás mimoriadne dôležité. Treba si uvedomiť, že v organizáciách často nahrádzame riešenia, na ktoré sú zamestnanci navyknutí dlhé roky, často aj dekády.

Ach nechceme ich dôveru stratiť hneď na začiatku, tak im musíme dať do rúk riešenie, ktoré si ich získa tým, že im prácu zjednoduší.  

Tomáš Koval, Chief Communication Officer spoločnosti Nuaktiv

Paperless Office je samozrejmosťou

V Nuaktive sa snažíme budovať elektronickú registratúru tak, aby podporovala a zapadala do konceptu tzv. paperless office.

Cieľom je zvládnuť elektronicky čo najviac úkonov, aby sa dokumenty nemuseli fyzicky tlačiť a doručovať na rôzne oddelenia firmy či organizácie. „Snažíme sa, pokiaľ je to možné, zdigitalizovať všetku dokumentáciu už na vstupe do organizácie,“ vysvetľuje Branislav Faith. 

Napríklad Slovenské elektrárne, ktoré majú elektronickú registratúru od Nuaktivu, spracovávajú papierovú poštu v skenovacom pracovisku, kde sa všetky dokumenty konvertujú do elektronickej podoby a ďalej sa už presúvajú len ich digitálne kópie – žiaden papier tak už fyzicky necestuje medzi jednotlivými oddeleniami či kanceláriami.

Prostredníctvom registratúry je možné tieto dokumenty prideľovať na spracovanie, pripomienkovať či schvaľovať, a to dokonca aj z mobilného telefónu, bez potreby fyzickej prítomnosti vo firme.

Riešenie si viete prispôsobiť podľa svojich potrieb

Pri odosielaní dokumentov záleží na partnerovi, či ich môže prijať aj elektronicky alebo len papierovo. Naša registratúra je však kompatibilná aj so systémom Slovenskej pošty či s daňovým systémom.

Ak nejaká inštitúcia komunikuje elektronicky, ale bežný občan nie, vďaka prepojeniu so Slovenskou poštou odošleme daný dokument do jej systému a doručíme na jeho fyzickú adresu. Používateľ našej elektronickej registratúry potom okamžite vidí, či bol list doručený, bez nutnosti čakania na doručenku.

Miroslav Jurík, Projektový a produktový manažér spoločnosti Nuaktiv

ActiveRegistratúra podporuje aj hromadné odosielanie pošty, čo výrazne šetrí čas a prácnosť zamestnancov. „Príkladom je jeden z našich klientov, ktorý na túto činnosť potreboval pôvodne osem zamestnancov. Aktuálne tú istú činnosť dokážu plnohodnotne zabezpečiť dvaja,“ dodáva Miroslav Jurík.

Ide o názorný príklad toho, ako naše riešenia dokážu nielen optimalizovať pracovné procesy, ale aj šetriť čas a znižovať náklady na ľudské zdroje, čím vaša organizácia dosahuje vyššiu efektivitu s menšími nákladmi.

Registratúra Blog